Und rein rechtlich gibts da keine Vorschriften.

Es muss nur sichergestellt sein, dass alle finanzrelevanten Daten (zur Bilanz und für die Steuer) bis zu 10 Jahre verfügbar und lesbar sein müssen.
Wie, bleibt jedem selber überlassen.

Wenn die Bude mal brennt, muss man dem Finanzamt nur die Kosten nachweisen. Ob die Produktion anschließend mangels Daten noch funktioniert ist dem Recht vollkommen egal, hauptsache Steuern und sonstige Verpflichtungen werden bezahlt.

Ggf. gibts noch Bank-/Kunden-/Lieferantenvereinbarungen die einen funktionierenden Betrieb voraussetzen ohne dass Regressansprüche fällig werden.

Ansonsten kann ich mich nur Holgers Worten anschließen.