PDF-Rechnungen per Mail

[Fuerchau]

Der Domino-Server sollte eine Archivierungsfunktion für versendete Mails enthalten da es ja sowieso eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsmails gibt.
Es reicht nicht, die erstellten PDF's in Kopie aufzuheben da dies kein Versendenachweis ist. Hier gibt es nur im Mailserver (Protokolle) entsprechende Möglichkeiten.

[DKSPROFI]

Hallo,
vielen Dank für Eure Antworten.
Das mit dem BCC habei ich mir schon gedacht. Nur ist BCC der Empfänger und kein Versender.
@Baldur
Wo würde ich diese Protokolle denn finden? Leider bin ich kein Domino Experte, den zu holen, würde ja Geld kosten

Oder würde der Empfang des BCC als Versendenachweis reichen?

mfg

DKSPROFI

[Fuerchau]

Da musst du mal deine Rechtsabteilung fragen.

[KingofKning]

Du kannst den Domino Server so einstellen das er jede Mail in ein Journal stellt. Die Betonung liegt auf jede Mail!
Mache ich bei mir um rudimentär die Archivierung zu ermöglichen. Wird vermutlich nicht revisionssicher sein von wegen unveränderbar etc. Aber besser als nichts.

GG

[DKSPROFI]

Moin,

das wärs evtl. ja schon. Kannst Du mir sagen wo man das einstellt?

mfg

DKSPROFI

[TheDevil]

Hallo und guten Morgen,
http://www.msxforum.de/community/ind...jekte-Ablegen/
In dem Beitrag wird erwähnt das, nehmen wir mal an die eMail wird auch an einen internen Empfänger gesendet, diese dann per Regel von "eingegangene" eMail ins gesendete verschoben werden kann. Veilleicht ja auch eine Möglichkeit.
Gruß,
Ralf

[TheDevil]

Hallo nochmal.
Habt ihr ein DMS im Einsatz ? Wenn ja dann würde es ja evtl. auch über eine interne eMail gehen welche dann das DMS abholt und mit entsprechenden Merkmalen (Kundennummer, etc...) revisionsicher archiviert ...
Gruß,
Ralf

[Fuerchau]

Nur mal gegoogelt:
http://www.hs-soft.com/de/email-archivierung-notes.aspx

[DKSPROFI]

Moin,

erst mal vielen Dank an Euch. Vorerst gehen wir mal den Weg die PDF's an den Kunden per Mail mit einem BCC an eine internen "blinden Benutzer" zu schicken. Damit ist gewährleistet, dass die Mail im Original aufbewahrt wird. Diese Mail befindet sich sim Eingang des "blinden Benutzers".

Sollte der Kunde eine Zweitschrift wollen, so kann er aus dem Rechnugsarchiv der AS/400 jederzeit eine Kopie haben.

Diese Kopie trägt den Vermerk ZWEITSCHRIFT die ja beim PDF nicht eingetragen werden kann.

Trotzdem ist es ein interesanntes Thema, da ja anscheinend Mail generell auf der AS/400 nur rausgeschickt werden, dieses Verhalten scheint ja wohl kein AS/400 Problem zu sein, sondern ein generelles Problemm aller Machinen die per SMTP direkt versenden.

mfg

DKSPROFI

[KingofKning]

Das kannst Du unter Konfigurationen / Router / Advanced Journaling einstellen.

Da gehst Du sagt den Namen des Journal-File und die Größe z.B. 5 GB und dann werden dort alle Mails reingestellt die vom und aus Domino kommen.

GG

[TheDevil]

Ich kenn mich mit dem Journaling nicht aus, sollte dies aber in so etwas wie in einem Archiv landen und der Nutzer hat keine "Chance" seine Mails dort zu löschen stellt sich mir die Frage nach dem TK Gesetz. Denn es kann ja sein das evtl. keine Betriebsvereinbarung über die Speicherung / Archivierung von eMails existiert und dann ist man halt aus Sicht des Mitarbeiters TK Anbieter und dem Mitarbeiter "gehört" dann wortwörtlich sein Postfach und er kann damit machen was er will. Wie gesagt ich kenn mich weder mti Domino noch mit der Journalisierung und den Rechten dazu aus. Einfach mal so in die Wolke gesprochen ...

[Fuerchau]

Ein Mitarbeiter darf (eigentlich) über die Firmenaccounts keine privaten Mails versenden.
Da inzwischen immer mehr Geschäftsverkehr und -Vereinbarungen per Mail und nicht mehr per Brief versendet werden, gehören diese Mails zur Nachweispflicht über Geschäftsvereinbarungen.
Kommt es im Falle des Falles zu einem Rechtsstreit muss man die getroffenen Vereinbarungen, eben auch diese per Mail, nachweisen können.
Kann man dieses nicht, hat man schlechte Karten. Hierzu gibt es genug Beispiele wie negativ sowas ausgehen kann (da soll es einen Fall zwischen SAP und einer amerikanischen Uni geben).
Da nun mal zwischen Firmen die Mitarbeiter durchaus direkt per Mail miteinander verkehren, muss man hier aufpassen, dass ggf. keine Leistungszusagen getroffen werden die von dem Mitarbeiter auf Grund seiner Stellung nicht gemacht werden dürfen.
Macht er diese trotzdem ist diese leider dann auch gültig.
Meldet ein Kunde z.B. einen Programmfehler per Mail und der Mitarbeiter sagt die Behebung innerhalb einer bestimmten Zeit zu, so kann anschließend, sollte der Fehler nicht behoben sein, der Kunde hier Regress einfordern wenn ihm ein entsprechender Schaden entsteht.

Das TK-Gesetz hat hiermit überhaupt nichts zu tun, da die Postfächer nun mal nicht dem Mitarbeiter gehören!
Eine Betriebsvereinbarung bedarf es hier nicht, da ja nun mal Mails dem Geschäftsverkehr zuzuordnen sind.

Vor der Mail gab es den klassischen Brief (wer kennt den noch?)!
Dieser wurde halt bei wichtigen Vereinbarungen automatisch in Kopie archiviert, sprich in einen Kundenordner (physisch!) abgelegt.
Ich denke nicht, dass ein Mitarbeiter früher private Briefe mit Firmenlogo und Firmenbriefpapier versendet hat.