Drucken mit Overlay als Formular

[tfroehlich]

Guten Tag Forum,

ich habe eine grundsätzliche Frage bezüglich
Formularwesen.

Problemstellung lautet:

Sollen wir unsere Formulare (Briefkopf etc.Rechnung/Lieferschein)

a) über Vordrucke (ca. 50000 Seiten Lieferscheine, ca. 30000 Seiten Rechnungen)

b) Overlay-Technik über i-series (alleine mit dummen Laserdruckern)

c) Overlaytechnik über i-series und Druckern, die das Formular
eingespeichert haben.

Die Maschine wird zentral eingesetzt und die Ausdrucke
müssen über VPN-Leitungen zu fernen Druckern (andere Standorte) ordnungsgemäß umgeleitet werden.

Habt Ihr irgendwelche Erfahrungen auf dem Gebiet?
Welches Konzept würdet Ihr empfehlen?

Vielen Dank im Voraus.

Gruss Thomas

[Fuerchau]

Nun, das Ganze ist eine einfache Kosten- und Performancerechnung:

Sind die Formulare farbig ?
=> Dann benötigt man sicherlich einen Farbdrucker
:=> erhöhte Kosten beim Drucker + Toner/Tintenverbrauch

Kann der Drucker Formulare speichern, ist das sicherlich eine gute Lösung wenn der Toner/Farbverbrauch nicht erheblich höher ist.

Die Overlay-Technik ist auch verwendbar, hierbei ist zu bedenken, dass Overlays als Bitmap übertragen werden und je nach Gebührenstruktur des VPN (Volumen!) mit entsprechenden Mehrkosten zu rechnen ist.
Zwar ist ein Formular sehr schnell änderbar aber wie häufig kommt das vor.

Von der AS/400 aus können Overlays auf 2 Methoden verwendet werden:
a) Genereller Overlay für alle Seiten (CRTPRTF/OVRPRTF)
b) Overlayangabe in der PRTF (DDS PAGSEG)

Hier hängt es von den Vorgaben ab (1. Seite anders als Folgeseiten).

Wenn der Drucker kein IPDS/AFP-Drucker ist, wird das Overlay für JEDE Seite übertragen !!!

Die preiswerteste und auch performanteste Lösung sind normalerweise fertige Formulare aus der Druckerrei.

Bei diesen Mengen gibt es sicherlich entsprechende Konditionen, so dass der Mehrpreis nicht wesentlich über den reinen Papierkosten liegt.

Bei den Druckern ist noch zu bemerken, dass beim Formulardruck nicht nur mehr Toner/Tinte verbraucht wird, sondern auch die Lebenszeit ggf. drastisch verkürzt wird.

Beispiel:

Ein Drucker wird z.B. mit einer Tonerreichweite von 15.000 Seiten bei 5% Schwärzung (normale volle Textseite A4) berechnet.

Belegt das Formular nun zusätzlich 2% so bedeutet das eine Verkürzung um 40% = 9.000 Seiten !
Ausserdem werden diese 2% immer gedruckt und zwar unerheblich wie voll die Seite ist.

Je nach Drucker kann sich auch die Gesamtlebensdauer dadurch reduzieren bzw. Wartungs- und Reinigungszyklen verkürzen.

Dies sind nicht zu vernachlässigende Kostenblöcke !!!

[tfroehlich]

Herr Fuerchau,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
Ich bin zu ähnlichen Ergebnissen gekommen.
Wir werden in unserem Hause dieses Thema noch mal
erörtern.

Wahrscheinlich werden wir auf Formulare gehen,
wo der Kopf von einer Druckerei erstellt worden ist
und der Rest über die bekannten Möglichkeiten der
i-series umgesetzt werden.

Danke

[Fuerchau]

Genau dazu wollte ich gerade eine Ergänzung abgeben:

Die Formulare sollten von der Druckerei alle festen Bestandteile enthalten (Logos, Linien, o.ä.).

Variable Teile, die häufiger wechseln (e.g. Geschäftsführer, Bankverbindungen) können per Programm ausgegeben werden.

Vorteil: Diese Informationen sind ausschließlich Texte und belasten das Transfervolumen nur unwesentlich.

Falls man die Standardschriften nicht möchte (Courier 10cpi) kann man per AFPDS-PRTF auch die DDS-Funktionen FONT, POSITION verwenden um z.B. diese Texte in einer kleineren Schrift am Formularende anzudrucken.

AFPDS wird problemlos per Hosttransform auf allen PCL-kompatiblen Druckern ausgegeben.

[andreas]

Hallo Thomas,


Vor dieser Entscheidung standen wir auch mal.
Wir sind weggegangen von festen Vordrucke und verwenden nur noch weißes Papier für die Massendrucke.
Ein paar wenige vorgedruckte Formulare haben wir noch, die aber Hauptsächlich in der Verwaltung oder der Werbung einzeln gedruckt werden.
Der Grund dafür war das wir viele unterschiedliche Briefköpfe (3 Firmen und 14 Töchter) haben und die Lagerung der Vordrucke viel Platz in unserem Büro wegnahm. Damit der Kauf von Vordrucken günstiger wurde haben wir immer mehr bestellt als wir eigentlich bräuchten. Da sich auf den Vordrucken bei uns sehr rege Veränderungen ergaben wie der Geschäftsführer (jetzt schon zum 3.x), Logo, Umfirmirungen, neue Töchter) haben wir uns entschieden von den Vordrucken weg zu gehen. (Jetzt haben wir einen eigenen Raum für die PC-Server. Auch die übrigen Formulare die wir bei Änderungen wegschemeißen müssen ist jetzt auf nur wenige Kartons beschränkt) :-)

Da wir kein zentrales Druckprogramm im Einsatz haben wäre die Änderungen an den Programmen zu aufwändig.
Also haben wir uns nach längerem hin und her für eine Dokumentmanagement Software entschieden. Wir erzeugen den Spool und die Software greift den Spool auf und mischt das erforderliche Formular dazu und gibt es an einem beliebigen Drucker aus.
Häufig verwendete Formulare sind bei uns fest im Flash-Speicher der Drucker installiert so das sich der Datentransfer sowie die Reationszeit in Grenzen hält.
Sollten nun Änderungen auftreten starte ich ein Grafikprogramm welches das Formular lädt. Ich mache dort die Änderung, speichere diese ab und fertig.

Bis jetzt sind wir sehr zufrieden damit.

Die Anwendung (R-Form) die wir einsetzen hat sogar ein Schmankerl. Es erzeugt aus den Formularen PDF Dokumente die wir auch gleich dem Archiv übergeben bzw. per eMail versenden. So sparen wir uns bei manchen auch gleich den Ausdruck auf Papier. ;-)

Viele Grüße
Andy